Quelles sont les grandes étapes d’un projet d’externalisation de la gestion d’un parc micro ?

1) Phase de prise de conscience : une réflexion sur un projet d’externalisation débute lorsque l’entreprise décèle des axes d’amélioration ou des sources d’économie potentielles. Cette prise de conscience peut émaner de la Direction générale et / ou de la Direction informatique : au niveau de la DG, par exemple à l’occasion d’une croissance rapide des effectifs, d’un fort développement à l’international, ou dans un souci d’optimisation des coûts ; au niveau de la DSI, elle peut être d’ordre économique (coûts de gestion trop élevés), qualitatif (utilisateurs insatisfaits), technique (difficultés à suivre les évolutions technologiques), humain ou organisationnel (équipe IT sous-dimensionnée pour répondre aux besoins).

2) Phase d’étude d’opportunité ou d'analyse de l'existant : selon la maturité de l’entreprise dans la gestion de son parc micro, deux types d’analyses (réalisées en interne ou avec l’aide d’un cabinet spécialisé) peuvent être menés préalablement : s’il s’agit d’une première externalisation, l’entreprise mènera une analyse comparée de scénario de « statu quo » versus les bénéfices d’une externalisation. Pour une entreprise externalisant déjà la gestion de son parc micro, elle comparera son existant par rapport aux bonnes pratiques. Dans les deux cas, les éléments suivants seront analysés : structure de coût, organisation, processus, moyens et outils. Cette phase est cruciale. C’est de là que les attentes et objectifs de l’externalisation seront définis.

3) Phase de formalisation du périmètre potentiel à externaliser : cette phase va permettre de spécifier clairement le périmètre technique, géographique, volumétrique qui va être externalisé et celui conservé en interne ainsi que les niveaux de service attendus.

4) Phase de consultation : cette phase a pour objectif d’obtenir des propositions chiffrées répondant au périmètre et de bénéficier d’expertises et de retour d’expériences à travers la définition d’un plan de progrès.

5) Phase de prise de décision : cette phase s’appuiera sur des critères d’évaluation définis au préalable et sur le retour sur investissement de la solution proposée.

 

6) Phase contractuelle : cette phase est caractérisée par la formalisation juridique des éléments issus de la solution proposée par le prestataire tels que le périmètre, les niveaux de service, les tarifs, les conditions générales et les responsabilités des parties engagées.

7) Phase de prise en charge : cette phase a pour objet de permettre la transmission du savoir-faire nécessaire à la réalisation du service entre les équipes sortantes (prestataire tiers ou salariés de l’entreprise) et les équipes entrantes du prestataire. C’est à ce moment que les niveaux de service attendus peuvent être revus.

 

8) Phase opérationnelle probatoire : elle a pour objectif d’ajuster les moyens mis en place aux niveaux de service attendus sans application des pénalités et de finaliser les documents opérationnels.

9) Phase opérationnelle courante : elle correspond à la fourniture du service d’Infogérance bureautique dans les conditions définies contractuellement.

10) Phase de renouvellement ou de réversibilité : la phase de renouvellement est l’occasion d’étendre et de revoir le périmètre et les niveaux de service attendus. La phase de réversibilité permet à l’entreprise ou à un tiers de reprendre la gestion du parc micro.

Jean-Philippe MENETRET, Directeur Marketing des services IT