Externaliser la propriété de ses actifs informatiques, c'est aussi externaliser les tâches administratives associées

De manière générale, une démarche d'externalisation vise avant tout à transférer la responsabilité d'une ou plusieurs tâches à un tiers.
En matière de location, l'externalisation de la propriété a généralement pour vocation initiale de transférer au loueur les risques liés à l'obsolescence de l'équipement, mais il ne faut pas négliger l'externalisation des tâches administratives associées à la propriété.

Les sociétés qui louent depuis longtemps l'ont bien compris : externaliser la propriété de ses actifs, c'est aussi faire traiter par un tiers des opérations administratives souvent fastidieuses, voire ingrates.

Au-delà de l'achat, on oublie souvent que la vie d'un actif IT se gère sur plusieurs années : après l'entrée en parc se succèdent une vie administrative et une fin de vie qui requièrent toutes deux des ressources afin d'en assurer la gestion.

Les enjeux de la gestion administrative ne sont pas neutres, notamment pour les entreprises qui gèrent leurs approvisionnements au fil de l'eau.
La multiplicité des fournisseurs et des livraisons peut en effet mettre rapidement le désordre dans la gestion administrative, au risque de faire perdre tout contrôle sur les flux et de complexifier la gestion opérationnelle du parc.

Simplification du processus achat

Un fournisseur mal géré représente potentiellement des risques de frictions dans le cas où les factures se perdent dans des dédales administratifs, ce qui risque de bloquer des commandes et des livraisons.
Dans le cadre d'un budget encadré et dimensionné pour s'adapter aux investissements à venir, un contrat de location permet de fluidifier le processus de gestion des achats.
Le budget est validé dès la signature du contrat de location, ce qui rend les services opérationnels libres de sa gestion et de sa consommation. Les achats ne sont pas freinés par des processus de validation souvent longs.

Dans ce contexte, la location a l'avantage indéniable de structurer et de rationaliser la gestion en regroupant des livraisons par lots cohérents qui seront gérés de manière homogène.
Les décisions liées aux évolutions du parc seront plus faciles à prendre et les impacts financiers seront intégrés au plan de paiement.

Homogénéité des principes de gestion

Les décisions liées au renouvellement et aux évolutions du parc sont souvent encadrées par des impératifs financiers qui peuvent se révéler des obstacles, par exemple si le traitement comptable n'est pas adapté.
Ce peut être le cas pour la gestion des amortissements - des décisions de renouvellement de parc peuvent être repoussées par crainte de générer des moins-values - mais aussi parce que l'entreprise en trouve la gestion trop complexe. Une gestion simplifiée facilite souvent les décisions.

Allègement des processus de gestion des aléas

Autre tâche qui peut s'avérer très chronophage pour des équipes opérationnelles : la gestion des aléas ou imprévus du type casse accidentelle ou vol.
Ce type d'opérations nécessite généralement beaucoup de démarches administratives internes et externes visant au remplacement ou à la réparation de l'équipement concerné : déclaration, demande d'indemnisation, validation interne, commande…

Une solution locative intégrant de manière standardisée un service de remplacement peut faire gagner beaucoup de temps et d'énergie.

Cette gestion est d'autant plus lourde que les équipements présentent des risques, comme ce peut être le cas pour des matériels portables, par exemple.

Suivi des actifs et des contrats

Des services complémentaires de gestion des actifs sont souvent associés à la location. Il est en effet plus simple pour le loueur, en tant que propriétaire des équipements, de fournir au locataire les informations relatives aux équipements en parc ainsi que toutes les informations administratives liées aux contrats.
Ces informations sont souvent fournies par voie électronique, ce qui améliore également l'efficacité du suivi.

Externalisation de la gestion de la fin de vie

En bout de chaîne, la gestion administrative d'un parc concerne le traitement comptable et administratif des sorties et les mises au rebut.

Parmi les tâches que recouvre le traitement des matériels en fin de vie, on peut citer : la gestion de la logistique, les négociations avec les transporteurs, les négociations avec les sociétés de recyclage, le coût du recyclage…

Les normes DEEE ont depuis quelque temps fait prendre conscience aux entreprises du coût que peuvent représenter ces tâches et donc des économies réalisables dans le cadre d'une solution locative. De la même manière qu'en entrée de parc, ces coûts sont souvent amplifiés en cas de gestion non coordonnée.

En synthèse, les bénéfices de l'externalisation administrative à chaque étape de la vie de l'actif sont les suivants :

Mathilde Saint-Pol, Directrice du Développement - Services Locatifs